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[我在执业] 原创|内控百问百答(5):如何做好访谈前准备工作?

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楼主
发表于 2016-11-16 11:46:30 | 只看该作者 |倒序浏览 |阅读模式
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本帖最后由 sharelee 于 2016-11-16 11:48 编辑

背景说明:

相信很多刚入行的初级顾问会有这样的经历:被分配了一些任务,然后被要求自己去准备访谈,有时候现场主管会提供一份访谈提纲,有时候甚至要自己准备访谈提纲。这个时候初级顾问往往直接就蒙圈了,从接到任务到正式访谈时,一直处于惴惴不安的状态?那么,访谈前该如何做好准备呢?


我的建议:

如果你还不知道要问什么问题,请不要急着访谈!不然会以牺牲项目质量和你的职业形象为代价。在我看来访谈前至少要做好三项准备工作,最后形成高质量的访谈提纲。

一、了解客户业务
访谈之前,先要对客户的业务有所了解,这样才能有的放矢要熟悉客户的业务有很多方法。鉴于准备阶段时间也通常比较紧凑,我推荐使用如下几个常用的高效方式。

1、高管沟通
与企业的主要负责人进行一次沟通,了解企业的基本情况,同时,也可以了解企业管理层对项目的具体要求和成果期待。

如果时间有限,可以只了解高管对项目的期待。对企业的基本情况了解可以则可以由内控项目负责人来完成。

2、制度审阅
在项目计划初期,就向客户提供一份资料清单,取得现有制度流程文本等文件。在访谈准备阶段就进行制度审阅,了解相关的管理活动是怎么开展的。

为提高工作效率,可以在审阅制度的同时,就做好批注工作,便于后续整理出具制度审阅意见。

对于一些需要进一步澄清和了解的事项,则可以抄录在笔记本上,供访谈时进一步落实。

3、审计报告审阅

企业的内部审计报告和外部审计报告(管理建议书)是非常有效的信息来源。访谈准备阶段需要仔细审阅这些报告,并将其中提到的问题,作为后续访谈的重点内容。

二、熟悉访谈内容
一般在内控项目上,每个项目成员都会被分配一些模块。如果被分配到了以前没有接触过的模块,则需要马上去补补基础知识,对该领域的常见问题要心中有数。

原则上来说,学习基础知识是平时就要做的事(参见:原创|内控百问百答(2):如何建立内控知识体系?)。如果平时没积累,千万不要忘了:临阵磨枪,不快也光!

三、准备访谈提纲
实务中很多顾问人员拿着模板的访谈提纲就去访谈了,这是很危险的。一方面,由于提纲不是你自己写的,问题的先后逻辑可能都没弄明白,访谈时就会颠三倒四,没有清晰的思路;另一方面,由于不是你自己写的,提纲中的很多词汇你可能并不完全清楚其内涵和外延,访谈中如果你被要求澄清这些词汇的概念,可能就会断(leng)片(chang)。

所以我非常强调:自己准备访谈提纲!!!

还有一点非常重要:要根据访谈对象,准备访谈提纲。如果访谈对象是高层,则访谈内容要相对宏观些,不要问具体操作流程细节。一来对方不感兴趣;二来对方也可能不熟悉操作细节。反之亦然,和下面的业务员访谈时要淡化宏观管理内容。此所谓“到什么山上唱什么歌”是也!

如果访谈对象既有高层又有操作层员工怎么办?按照我的经验,这个时候先访谈宏观层面内容即可,细节部分可以放到最后或另行安排操作层员工的访谈。

带着如此准备的访谈提纲,你可以信心满满地跨入访谈会议室了!!!


内控百问百答系列,视野论坛与微信公众号(微信号:力道会语)同步发表,敬请关注!



评分

1

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沙发 2楼
发表于 2016-11-16 13:45:56 | 只看该作者
学习了
藤椅 3楼
发表于 2016-11-19 20:45:08 | 只看该作者
这个内容有点理想化,而实际场景是……

我先不厚道滴笑一笑啊

第一,小盆友不一定能顺溜见到高管!见到中层就不错啦!想见高管可以,派par出席!而par不大可能访谈到细节!

第二,审阅制度是吗?我的制度清单上有800个文件,不忽悠你,都是没作废的……你阅读理解要花多久……嘿嘿

第三,管理建议书中提及的问题如果不是能解决的问题咋办呢……

楼主可以按照我说的再写一篇“如何约谈高管并快速审阅制度”
板凳 4楼
 楼主| 发表于 2016-11-20 08:50:35 | 只看该作者
流风回雪 发表于 2016-11-19 20:45
这个内容有点理想化,而实际场景是……

我先不厚道滴笑一笑啊

部分疑问,后续文章会谈到
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